Das Versicherungsmanagement als Teilbereich des innerbetrieblichen Risikomanagements gehört regelmäßig zu den stiefmütterlich behandelten Managementaufgaben – in einer Vielzahl von Unternehmen und in einer noch größeren Anzahl von Vereinen.
Warum diese Scheu vor Versicherungen?
Dies ist einerseits der Komplexität der Materie geschuldet, welche umfangreiche Kenntnisse im Umgang mit Versicherungen erfordert. Andererseits spielt aber auch der Umstand eine Rolle, dass es sich bei der Einschätzung von Risiken um ein eher subjektives Element handelt. Kaum ein verantwortlicher Geschäftsführer oder Vereinsvorstand hat im Laufe seiner (beruflichen) Tätigkeit schon einmal ein Großschadenereignis (mit-)erlebt, geschweige denn abgewickelt. Die Schwierigkeit liegt darin, sich die abstrakte Gefahrensituation vorzustellen, sich mit ihr auseinanderzusetzen, mögliche Folgen abzuleiten, diese zu bewerten und aus diesem Szenario Handlungsabfolgen zu entwickeln – seien dies nun Präventionsmaßnahmen oder eben Versicherungen gegen die Folgen.
Erst im Schadensfall wird sich dann herausstellen, ob das Management seiner Aufgabe gewachsen war, die Situationen korrekt eingeschätzt und die Verträge bedarfsgerecht gezeichnet hat. Und auch im Schadensfall offenbaren sich erst die Fehler im Umgang, welche häufig viele Jahre zuvor ihren Ursprung hatten.
Der Autor – Sachverständiger für Versicherungen und Unternehmensberater – gibt Einblick in seine Erfahrungen und zeigt die häufigsten Fehler auf, welche im Umgang mit Versicherungen drohen und fatale, mitunter existentielle Folgen haben können. Dabei folgen die einzelnen Tatbestände nicht der Häufigkeit ihres Auftretens, sondern orientieren sich am Ablauf der Schadensbearbeitung der Versicherer.
Fehler 1: Risikobeurteilung
Ein sehr häufiger Fehler liegt bereits in der Risikobeurteilung vor. Diese beschränkt sich regelmäßig auf das vorhandene Wissen und die Erfahrung des Sachbearbeiters, ggf. gepaart mit den ersten Ergebnissen einer Google-Suche nach „Welche Versicherungen braucht ein Unternehmen/Verein“. Dies hat zur Folge, dass zwar in vielen Fällen über eine Haftpflichtversicherung nachgedacht wird, nicht selten auch über Sachversicherungen für Gebäude und Inhalt gegen Feuer, Leitungswasserschäden usw. und in erstaunlich häufiger Weise auch über Rechtsschutzversicherungen. Doch bleiben zahlreiche erhebliche Risikotatbestände völlig unberücksichtigt, wenn man hier keiner Methodik folgt.
Es gibt vermutlich mehr als 50 verschiedene Versicherungsarten für Unternehmen und Vereine. Diese können grob in Versicherungen gegen Haftpflichtrisiken, Ausfallrisiken und Eigentumsrisiken eingeteilt werden. Eher unbekannt sind dabei zum Beispiel Versicherungen bezüglich der erweiterten Produkthaftung, Verkehrshaftung, Betriebsschließung, Insolvenzanfechtung, Internetrisiken, oder auch Transport. Jede einzelne Versicherungsart hat eine bestimmte Daseinsberechtigung und verkörpert eine spezifische Risikoabdeckung. Wenn man also die Risiken für seine Institution prüfen möchte, wäre eine mögliche Methodik, alle verfügbaren Versicherungsarten der Reihe nach abzuarbeiten und zu ermitteln, wie hoch das Risikopotential ist und daran abzuwägen, ob man diese Versicherung benötigt oder nicht.
In der Praxis wird diese Aufgabe häufig an einen Versicherungsvermittler abgegeben mit der Folge, dass eine Vielzahl von Versicherungsverträgen abgeschlossen wird, so wie sie der Vermittler anbietet und es der Geldbeutel hergibt. Die Entscheidungen für oder gegen Versicherungen aus diesem Angebot erfolgen in letzter Konsequenz meist aus dem Bauch heraus, da keine vernünftige Entscheidungsgrundlage erstellt wurde. Dabei sind es gerade Versicherungen, die so gut wie nichts mit Emotionen, dafür aber fast ausschließlich etwas mit Mathematik zu tun haben, so dass die Entscheidung für oder gegen einen Abschluss immer mit dem Kopf und nicht aus dem Bauch heraus gefällt werden sollte.
Die Folgen dieser Fehleinschätzungen und Fehlentscheidungen sind in der Praxis vielfältig. Sie reichen von nicht versicherten Schadensereignissen über zu viel bezahlte Beiträge bis hin zu Nachhaftungen und Regressforderungen gegen die Entscheidungsträger.
Fehler 2: Deckungslücken
Ein Blick in die bestehenden Versicherungen eines Unternehmens bringt nicht selten Deckungslücken zu Tage. Diese reichen von der fehlenden Absicherung von reinen Vermögensschäden durch Beratungstätigkeiten über Ausschlüsse oder begrenzten Deckungssummen für Schäden aus der beruflichen Tätigkeit und deren Folgeschäden über zu kurze Haftungszeiten und Ausschlüsse von Eigenschäden bis hin zu fehlenden EC-Risiken (extented coverage = erweiterte Deckung) und dem Ausschluss der grob fahrlässigen Herbeiführung des Versicherungsfalles.
So wie man die Entscheidung für oder gegen einen Versicherungsvertrag fällt, ist es auch wichtig, sich bewusst für oder gegen einzelne Bestandteile eines Versicherungsvertrages – also Deckungen – zu entscheiden. Dies erfordert wiederum eine intensive Prüfung des Deckungsumfangs der Einzelpolicen aber auch der weiteren Angebote des Marktes sowie schlussendlich eine Einschätzung hinsichtlich der möglichen Klauseln, so dass der Entscheidungsträger auch eine Grundlage für sein Urteil hat – eine Übersicht der Möglichkeiten sowie danebenliegend die Angebote. Erst dann kann er abwägen und feststellen, welches Versicherungsangebot zu der benötigen Sparte am ehesten den Schutz bietet, der auch gebraucht wird.
Die Folgen von Deckungslücken sind nicht weniger erheblich als jene von nicht berücksichtigen Risiken. Ob eine Feuerversicherung den Totalverlust des Gebäudes deswegen nicht bezahlt, weil sie nicht abgeschlossen wurde oder weil in ihr innere Unruhen ausgeschlossen waren und der wütende Mob einen Molotov-Cocktail auf das Betriebsgebäude geworfen hat, bleibt letztlich gleich. In beiden Fällen könnte die Existenz bedroht sein mit der Folge, dass ein Insolvenzverwalter eingesetzt wird, der dann Haftungsansprüche gegen den oder die Entscheider geltend macht, was im Ernstfall zu einer Durchgriffshaftung in das Privatvermögen einer einzelnen Person führen könnte.
Fehler 3: (vorvertragliche) Anzeigepflichtverletzungen
Kommt es zum Schaden und ist dieser dem Grunde nach versichert, sieht sich der Versicherungsnehmer mit der nächsten Bastion konfrontiert – dem Schadenssachbearbeiter. Dieser prüft als nächstes, ob seinerzeit bei Abschluss des Vertrages alles ordnungsgemäß angegeben wurde, insb. ob alle gestellten Fragen vollständig und wahrheitsgemäß beantwortet wurden.
Stellt dieser dann fest, dass zum Beispiel gemachte Angaben zu Vorschäden fehlerhaft waren, dass bestimmte Erklärungen zu einzuhaltenden Sicherheitsstandards zu Unrecht abgegeben wurden oder im Gebäude selbst oder im Umkreis entgegen der Angaben im Antrag andere Betriebsarten angesiedelt sind (zum Beispiel der China-Imbiss im Erdgeschoss, zu dem die Belegschaft regelmäßig essen geht), kann dies erhebliche Folgen für die Geltendmachung des Schadens haben.
Im Ernstfall droht die Anfechtung des Vertragsschlusses selbst und/oder der vollständige rückwirkende Verlust des Versicherungsschutzes. Auch eine Kürzung der Leistung um 25 oder bis zu 75% sind denkbar. Doch auch, wenn der Schaden selbst vollständig erstattet würde, könnte der Versicherer aufgrund falscher Angaben den Vertrag für die Zukunft kündigen und das Unternehmen stünde plötzlich ohne Versicherungsschutz da, was in Gegenwart eines gerade zu bewältigenden Schadens eine zusätzliche Belastung darstellen könnte.
Fehler 4: Schadensmeldung
Ebenso wie die vorvertraglichen Anzeigepflichten sind auch bei der Schadensmeldung verschiedene Pflichten einzuhalten. Regelmäßig besteht die vertragliche Pflicht, Schäden binnen kurzer Frist (meist innerhalb von ein bis zwei Wochen) anzuzeigen. Im Einzelfall kann auch eine unverzügliche Meldung vereinbart sein. Werden diese Fristen nicht eingehalten, kann auch dies zu einer Kürzung der Leistung bis hin zum Verlust des Versicherungsschutzes führen, weil dem Versicherer durch eine verspätete Meldung zum Beispiel die Möglichkeit genommen wurde, den Schaden zu prüfen oder entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Auch müssen die Angaben in der Schadensmeldung korrekt sein. Verschweigt der Versicherungsnehmer bestimmte Schadenumstände oder bestehende Vorschäden oder stellt er den Hergang falsch dar, kann auch dies im Ernstfall bis hin zum Verlust des Versicherungsschutzes und der Kündigung führen, denn Versicherungsbetrug (auch versuchter) ist kein Kavaliersdelikt.
Fehler 5: Gefahrerhöhung
Aus den Angaben im Antrag und in der Schadensmeldung prüft der Sachbearbeiter, ob eine (unzulässige) Gefahrerhöhung vorlag. War zum Beispiel zum Zeitpunkt des nächtlichen Einbruchs ein Gerüst vor dem Gebäude aufgestellt, weil die Reinigungsfirma alle Fenster in der Woche putzen wollte, so kann dies allein schon dazu führen, dass der Versicherer die Leistung kürzt oder von ihr frei wird. Denn nach den üblichen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen ist es dem Versicherungsnehmer untersagt, das bestehende Risiko zu erhöhen bzw. im Falle einer unvermeidbaren Erhöhung diese an den Versicherer zu melden, damit dieser prüfen kann, ob und wie er damit umgehen will.
Risikoerhöhungen ergeben sich in vielfältiger Weise – zum Beispiel durch bauliche oder auch strukturelle Änderungen. Die Installation einer Sprinkleranlage zum Beispiel oder die Eröffnung einer Diskothek im Obergeschoss des Gewerbegebäudes können anzeigepflichtige Tatbestände sein. Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie also lieber einmal mehr eine Meldung abgeben, als einmal zu wenig. Natürlich können Sie auch Ihren Versicherer auffordern, Ihnen eine Liste aller ihm bekannten Ereignisse und Umstände zuzusenden, welche aus seiner Sicht eine meldepflichtige Gefahrerhöhung darstellen. Wenn Sie sich an diese Liste halten, sollte Ihnen wenigstens von dieser Seite keine Gefahr drohen, denn wenn er schon nicht an ein nicht aufgeführtes Ereignis denkt, wie sollten Sie dann darauf kommen, dass sie das hätten melden müssen?
Übrigens sollen einige Versicherer die Unterbringung von Flüchtlingen in Heimen und sogar in einzelnen Wohnungen als meldepflichtige Risikoerhöhung einstufen. Begründet wird dies offiziell mit einem höheren Risiko von Brandanschlägen auf diese Objekte. Man mag geteilter Meinung darüber sein, ob es ein erhöhtes Risiko darstellt, wenn man die Gästewohnung des Vereins einer Flüchtlingsfamilie zur Verfügung stellt, wo doch auch sonst Menschen anderer Ethnie in demselben Haus wohnen. Doch um im Schadensfall nicht ausgerechnet an dieser Frage zu scheitern – und vielleicht auch, um die Gesinnung des eigenen Versicherers herauszufinden und ggf. Konsequenzen daraus zu ziehen – wäre die Klärung dieser Frage durchaus angebracht.
Fehler 6: Obliegenheitsverletzungen
In den verschiedenen Versicherungsverträgen sind die unterschiedlichsten Obliegenheiten vereinbart. Diese reichen regelmäßig von der Meldung von Veränderungen und Anzeigepflichten bei Behörden über die Einhaltung von bestimmten Sicherheitsmaßnahmen bis hin zur Schadensprävention und Schadensminderung.
Werden diese Pflichten bzw. Obliegenheiten verletzt, so steht erneut der Versicherungsschutz auf dem Spiel und es sind Kürzungen bis hin zur völligen Leistungsfreiheit möglich. Es ist daher ratsam, sich mit seinen bestehenden Verträgen auseinanderzusetzen und zu prüfen, zu welcher Einhaltung man sich bei Abschluss des Vertrages verpflichtet hat.
Fehler 7: Schadenshöhe
Sind all die vorgenannten Hürden erfolgreich übersprungen, geht es in die nächste Stufe. Zwar liegt dem Versicherungsvertrag regelmäßig eine Versicherungssumme zugrunde. Dies bedeutet aber (bis auf wenige Ausnahmen) nicht, dass man bei Eintritt des Schadens pauschal diese erstattet bekommt. Vielmehr muss der Versicherungsnehmer den Schaden der Höhe nach geltend machen und natürlich seinen Anspruch entsprechend beweisen.
Dies scheitert im Kleineren nicht selten an fehlenden Dokumenten. Bei einem Feuer sind demnach nicht nur die Möbel und die Technik verbrannt, sondern auch die Anschaffungs- und Wartungsbelege. Möglicherweise lassen sich die einen oder anderen Belege als Rechnungsduplikate beschaffen. Doch hat man im Schadensfall überhaupt einen Überblick, was einem alles gehörte und wo man dies erworben hat? Besser wäre es auf jeden Fall!
Wer auf Nummer sicher gehen will, unterhält ein Inventarverzeichnis, im besten Fall digital mit den hinterlegten eingescannten Anschaffungsbelegen. Auf dieser Basis lässt sich sehr gut rekonstruieren, was genau alles den Flammen zum Opfer fiel und was dies zum Zeitpunkt des Schadens wert war bzw. wie hoch die Wiederbeschaffungskosten sind. Es könnte auch nicht schaden, alle Türen und Schieber zu öffnen, und jeden Raum abzufotographieren, wobei alles Wertvolle nochmals zusätzlich festgehalten wird, am Besten mit einer Nahaufnahme von Typenbezeichnung und Seriennummer. Diese Fotos verwahrt man dann ebenfalls an einem sicheren Ort und kann im Ernstfall darauf zugreifen.
Fehler 8: Unterversicherung
Doch selbst wenn man bis hierhin alles richtig gemacht hat, ist man noch nicht am Ziel. Der Zauberstab der Versicherungswirtschaft – quasi der Endgegner der Schadensbearbeitung – heißt „Unterversicherung“. Unterversicherung bedeutet, dass man weniger versichert hat, als man hätte versichern müssen – zum Beispiel das ein Gebäude im Wert von 500.000 Euro nur mit 250.000 Euro versichert war.
Die Folge ist – wenn nicht ausdrücklich auf die Prüfung einer Unterversicherung verzichtet wurde (auch Versicherung auf erstes Risiko genannt) – eine Kürzung der Leistung nämlich um genau den Anteil, um den der tatsächliche Wert unterschritten wurde. Besteht also eine Unterversicherung wie im vorgenannten Beispiel von 50%, so übernimmt der Versicherer im Schadensfall auch nur die Hälfte des entstandenen Schadens sowie im Einzelfall auch nur die Hälfte der neben dem Schaden entstandenen Kosten (zum Beispiel der Aufräum- und Abriss- oder Feuerlöschkosten)
Die Unterversicherung kommt meist dadurch zustande, dass in den Verträgen die Sachen zum Neuwert versichert sind, jedoch bei der überschlägigen Ermittlung der Versicherungssumme die gedanklichen Zeitwerte veranschlagt wurde. Vor allem dann, wenn bestimmte Betriebsmittel gebraucht erworben wurden, besteht hier die Gefahr einer Fehleinschätzung. Zudem steigen im Laufe der Jahre die Preise, so dass sich der Neuwert erhöht, ohne dass auch die Versicherungssumme angepasst wird. Ebenso kann es vorkommen, dass bei einer Lagerhaltung zu einem bestimmten Zeitpunkt deutlich mehr Waren auf Lager waren und genau in diesem Moment die Versicherungswerte über der Versicherungssumme lagen.
Es ist also außerordentlich ratsam, bei der Ermittlung der Versicherungssumme besonders bedacht vorzugehen und die Gefahr einer Unterversicherung zu vermeiden – sowohl für einen Einzelschadensfall aber auch in Anbetracht eines großen Gesamtschadensereignisses. Vernichtete Realwerte, die nicht ersetzt werden, stellen einen unweigerlichen Verlust dar, der hätte vermieden werden können. Auch bei einem solchen Fehler kann dies im Ernstfall zu Regressforderungen und einer Durchgriffshaftung in das Privatvermögen führen.
Fehler 9: Über- und Mehrfachversicherung sowie unnötiger Versicherungsschutz
Dem gegenüber stellen sich die Über- und Mehrfachversicherung vergleichsweise harmlos dar. Schließlich ist das Risiko hier begrenzt auf unnötig oder zu viel entrichtete Beiträge und ist damit überschaubar. Jedoch sind in der Praxis Über- und Mehrfachversicherungen – also zu hohe Versicherungssummen oder doppelt abgesicherte Risiken, vor allem aber unnötiger Versicherungsschutz häufig anzutreffen.
Mit geradezu erschreckender Zunahme sind Rechtsschutzversicherungen, allem voran sogenannte Spezial-Strafrechtsschutzversicherungen anzutreffen. Derartige Versicherungen mögen für die einzelne Privatperson sinnvoll sein. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht eines Unternehmens oder Vereins aber darf in den meisten Fällen am Sinn eines solchen Vertrages gezweifelt werden. Denn die oftmals teuren und regelmäßig auftretenden Schadensereignisse sind entweder nicht versichert oder liegen in der Summe aller Zahlungen unter dem zu zahlenden Beitrag. Und nicht selten aber kündigt der Versicherer einem die Gefolgschaft, wenn man den Vertrag wider dessen Erwarten umfänglicher nutzt, als dies durch die Prämie vorgegeben ist, so dass man dann sowieso wieder ohne dasteht. Nebenbei bemerkt zahlt ein Rechtsschutzversicherer oftmals nur die gesetzlichen Gebühren. Wenn einem ein Fall besonders wichtig ist und man einen spezialisierten Anwalt beauftragen möchte, kann es gut sein, dass dieser sich mit den gesetzlichen Gebühren nicht begnügt. Spätestens hier könnte man dann zu der Erkenntnis kommen, dass die Rechtsschutzversicherung nicht das ist, was man sich erhofft hatte und man sich hätte das Geld auch sparen können.
Jahr für Jahr werden in Vereinen und Betrieben tausende Euro für Versicherungsleistungen ausgegeben, welche aus kaufmännischer Sicht unnötig sind – am häufigsten deshalb, weil das Risikopotential zu gering ist und es sich dabei nicht um ein zu versicherndes, sondern um ein selbst zu tragendes Risiko handelt. So könnten durch die Kündigung überflüssiger Deckungen, gezielte Vertragsumstellungen und die Vereinbarung von Selbstbehalten günstigere Prämien und damit dauerhaft deutliche Einsparungen erzielt werden.
Fehler 10: Risikomanager
Der häufigste Fehler im Umgang mit den Risiken liegt jedoch in der Person des Risikomanagers selbst begründet. Wie eingangs bereits erwähnt, handelt es sich um ein sehr komplexes Fachgebiet. Dies führt für den Unternehmer oder Vereinsvorstand in aller Regel zu der Erkenntnis, dass man Hilfe braucht und diese letztlich auch in Anspruch nimmt.
Die Frage dabei ist nur, von wem man sich helfen lässt. Gibt man die Zügel einem Versicherungsvertreter in die Hand, der einem nur das anbietet, was seine Gesellschaft im Portfolio hält? Oder beauftragt man einen unabhängigen Versicherungsmakler, der auf eine Vielzahl von Gesellschaften Zugriff hat und das Beste für einen aussucht? Auf den ersten Blick erscheint der Versicherungsmakler als die bessere Wahl. Doch wird bei dieser Entscheidung nicht berücksichtigt, dass der an sich unabhängige Makler dennoch als Vermittler tätig ist und in aller Regel durch die Provisionen der Versicherungswirtschaft vergütet wird. Es darf daher die Frage erlaubt sein, welches Interesse der Makler hätte, einen bestehenden Vertrag zu einem anderen Versicherer umzudecken, wenn dieser dieselben oder gar bessere Leistungen zu einer günstigeren Prämie anbietet. Jedes Mal, wenn der Beitrag sinkt, verringert sich auch seine Vergütung. Diese liegt im Schnitt bei 20 bis 25% der gezahlten Prämie, bei Kfz-Versicherungen um die 10%. Der Versicherungsmakler, welcher durch Provisionen vergütet wird, unterliegt hier einem Gewissenskonflikt, den der Geschäftsherr oder Vorstand in Kauf nimmt, wenn er sich für ihn entscheidet.
Die Alternative wäre jemand, der nicht auf Provisionsbasis vermittelt, sondern einzig berät, von dem Beratenen vergütet wird, ohne von der Versicherungswirtschaft abhängig zu sein und einzig seinem Mandanten verpflichtet ist. Dem aufmerksamen Leser fallen nun bestimmt Rechtsanwälte und Steuerberater ein. Nur wenige werden wissen, dass es für das Fachgebiet der Versicherungen einen eigenen Berufsstand gibt – den des Versicherungsberaters. Dies mag vor allem daran liegen, dass sich eine Vielzahl von Versicherungsvermittlern leichtfertig als Versicherungsberater bezeichnet. Dabei ist diese Berufsbezeichnung geschützt und darf nur von Personen geführt werden, welche eine entsprechende Erlaubnis besitzen. Dies betrifft bundesweit nur etwas mehr als 300 Berufsträger, von denen einige im Bundesverband der Versicherungsberater (www.bvvb.de) organisiert sind. Dem gegenüber stehen etwa 235.000 Versicherungsvermittler, welche nicht diese Erlaubnis besitzen und sich demzufolge auch nicht Versicherungsberater nennen dürfen.
Wer also erkennt, dass er bei der Risikobeurteilung an seine Grenzen stößt und Hilfe braucht, der wäre gut daran, sich anstatt an einen Versicherungsvermittler (sei er nun Vertreter oder Makler) lieber an einen (echten) Versicherungsberater zu wenden. Dieser wird zwar vom Auftraggeber durch ein Honorar vergütet, bietet dafür aber eben jene Unabhängigkeit, die notwendig ist, um einen optimalen Weg durch den Versicherungsdschungel zu finden. In aller Regel führt diese Zusammenarbeit auf Dauer zu erheblichen Einsparungen im Versicherungsbereich, welche die Kosten allemal aufwiegen. Und wenn dem einmal nicht so ist, dann dürfen die Beratenen darauf vertrauen, dass nun Risikopotentiale beseitigt sind, welche im Ernstfall einen vielfach höheren Schaden verursacht hätten. So oder so kann also von einem Vorteil und Gewinn ausgegangen werden.
Fazit
Die Summe der möglichen Fehler ist kaum ermittelbar. Die Folgen hingegen sind offensichtlich – die Existenz kann auf dem Spiel stehen; und zwar die des Unternehmens und im Ernstfall auch die persönliche des Entscheiders. Es ist daher ratsam, sich eindringlich mit der Materie auseinander zusetzen und die Weichen im Unternehmen entsprechend zu stellen.
Wenn Sie mehr über das innerbetriebliche Risiko- und Versicherungsmanagement erfahren wollen, so besuchen Sie doch die angebotenen Seminare und eignen Sie sich profundes Fachwissen aus erster Hand an.